Komunikasi Organisasi

Komunikasi Organisasi

oleh: Eka Lasmawati (FIKOM)

A. Definisi Komunikasi Organisasi

Everet M.Rogers dalam bukunya Communication in Organization, mendefinisikan organisasi sebagai suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan, dan pembagian tugas.

Robert Bonnington dalam buku Modern Business: A Systems Approach, mendefinisikan organisasi sebagai sarana dimana manajemen mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang. Dapat dikatakan bahwa organisasi merupakan suatu paduan dari bagian-bagian yang satu sama lain saling bergantung. Dalam komunikasi organisasi akan erat kaitannya dengan suatu kekuasaan, arus pesan, dan perilaku karena melibatkan jumlah orang yang tidak sedikit dalam setiap organisasinya.

Menurut Gold Haber, Komunikasi organisasi adalah arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergantungan satu sama lain. Arus pesan yang digunakan bersifat: vertikal, horizontal, dan diagonal.

Komunikasi Organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.

Secara fungsional, komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Komunikasi organisasi dapat terjadi kapanpun, setidaknya satu orang yang menduduki suatu jabatan dalam suatu organisasi akan menafsirkan suatu pertunjukkan.

Sedangkan secara tradisional, komunikasi organisasi cenderung dianggap menekankan kegiatan penanganan pesan yang terkandung dalam suatu “batas organisasional (organizational boundary)”. Dalam hal ini komunikasi organisasi dipandang dari suatu perspektif interpretif (subjektif) adalah proses penciptaan makna atas interaksi yang merupakan organisasi.

Hal yang membedakan komunikasi organisasi dengan lainnya adalah adanya hierarki. Hierarki adalah prinsip-prinsip pengaturan dimana orang diberikan urutan diatas atau dibawah orang lain.

B. Teori Komunikasi Organisasi

1)  Teori Informasi Organisasi

            Teori Komunikasi Organisasi dikemukakan oleh Karl Weick (1995). Karl Weick mengembangkan sebuah pendekatan untuk menggambarkan proses dimana organisasi mengumpulkan, mengelola dan menggunakan informasi yang mereka terima.

            Fokus utama penelitian Weick adalah pada pertukaran informasi yang terjadi dalam organisasi dan bagaimana anggota mengambil langkah untuk memahami hal ini. Weick percaya bahwa “orgaanisasi berbicara pada dirinya sendiri”. Maksud dari pernyataan tersebut adalah anggota-anggota organisasi adalah penting dalam penciptaan dan pemeliharaan makna pesan.

            Weick melihat organisasi sebagai sebuah sistem yang mengambil sebuah informasi yang membingungkan atau ambigu dari lingkungannya dan membuat informasi tersebut menjadi masuk akal. Oleh karenanya, menurut Teori Informasi Organisasi, organisasi akan berevolusi selama mereka masih berusaha untuk memahami diri mereka dan lingkungannya.

            Weick pertama kali memperkenalkan pendekatan teoritis yang menjelaskan bagaimana organisasi memahami dan menggunakan informasi dalam bukunya The Social Psyhology Organizing (1969). Ia kemudian memperbarui teorinya untuk mengklarifikasikan kebingungan yang mungkin muncul (1995).                               Teorinya berfokus pada proses yang dilalui organisasi dalam usaha untuk memahami semua informasi yang membombardir mereka tiap harinya. Weick mengatakan, “organisasi dan lingkungan mereka berubah begitu cepatnya sehingga sangat tidak realistis untuk menunjukkan seperti apa mereka saat ini, karena mereka tidak akan tetap seperti itu nantinya.”(1969).

            Fokus dari teori organisasi adalah pengkomunikasian informasi yang penting bagi suksesnya sebuah oraginsasi. Sangat jarang bahwa seseorang atau satu departemen dalam sebuah organisasi mempunyai semua informasi penting untuk menyelesaikan suatu proyek. Tugas pemrosesan informasi tidak dilaksankan hanya dengan melakukan perolehan informasi, bagian tersulit adalah dalam mengartikan dan mendistribusikan informasi yang didapatkan.

            Asumsi dasar teori informasi organisasi :

·           Organisasi manusia ada dalam sebuah lingkungan informasi.

Asumsi ini menyatakan bahwa organisasi bergantung pada informasi agar dapat berfungsi dengan efektif dan mencapai tujuan mereka. Weick (1979) memandang konsep lingkungan informasi sebagi sesuatu y6ang berbeda dari lingkungan fisik dimana organisasi berada. Ia menyatakan bahwa lingkungan informasi ini diciptakan oleh anggota organisasi.

·           Informasi yang diterima sebuah organisasi berbeda dalam hal ketidak jelasannya.

Asumsi Yang diajukan oleh Weick berfokus pada ambiguitas yang ada dalam informasi. Pesan-pesan berbeda dalam hal sejauh mana mereka dapat dipahami. Sebuah organisasi harus menentukan mana anggota yang lebih mengetahui atau berpengalaman dalam berurusan dengan informasi penting yang didapatkan. Sebuah rencana untuk memahami informasi harus disusun. Pesan-pesan, menurut teori Weick, sering kali tidak jelas. Ketidakjelasan merujuk pada pesan yang rumit, tidak pasti, dan tidak dapat di prediksi.

·           Organisasi manusia terlibat di dalam pemprosesan informasi untuk mengurangi ketidakjelasan informasi.

Asumsi ini menyatakan bahwa organisasi mulai dalam aktifitas kerjasama untuk mebuat informasi yang diterima dapat lebih dipahami. Weick melihat proses mengurangi ketidakjelasan sebagi sebuah aktifitas bersama diantara anggota organisasi. Ini bukan hanya merupakan tanggung jawab dari seseorang saja untuk mengurangi ketidakjelasan. Sebaliknya, ini adalah sebuah proses yang mungkin melibatkan beberapa anggota organisasi.

2) Teori Budaya Organisasi

            Teori Budaya Organisasi dikemukakan oleh Clifford Geertz, Michael Pacanowsky dan Nick O’Donnell-Trujillo. Untuk memahami kehidupan organisasi melampaui budaya termasuk nilai-nilai, kisah, tujuan, praktik, dan filosofi perusahaan. Michael Pacanowsky, dan Nick O’Donnell-Trujillo (1982,1990) mengonseptualisasikan teori budaya organisasi. Pacanowsky dan Nick O’Donnell-Trujillo merassa bahwa organisasi dapat paling baik dipahami dengan menggunakan lensa budaya, sebuah ide yang mulanya dikenukakan oleh seorang antropolog bernama Clifford Geertz.  

            Pacanowsky, dan Nick O’Donnell-Trujillo (1982) berargumen bahwa teori budaya organisasi mengundang para peneliti “ untuk mengamati, mencatat dan memahami perilaku komunikatif dari anggota-anggota organisasi”. Mereka menganut “totalitas atau pengalaman nyata dalam organisasi” (Pacanowsky,.1989). Para teoritikus dalam pemahaman mereka akan organisasi dengan menyatakan bahwa “budaya bukanlah sesuatu yang dimiliki oleh organisasi; budaya adalah sesuatu yang merupakan orgainsasi itu sendiri (Pacanowsky dan O’Donnell-Trujillo, 1982).

            Dalam hal ini budaya tidak mengacu pada keanekaragaman ras, etnis, dan latar belakang individu. Menurut Pacanowsky dan O’Donnell-Trujillo budaya adalah suatu cara hidup di dalam sebuah organisasi. Budaya organisasi mencakup iklim atau atmosfer emosional dan psikologis. Hal ini mencakup semangat kerja karyawan, sikap, dan tingkat produktifitas (schrodt, 2002). Budaya organisasi juga mencakup semua simbol (tindakan, rutinitas, percakapan, dst) dan makna-makna yang dilekatkan orang pada simbol-simbol ini. Makna dan pemahaman budaya dicapai melalui interaksi yang terjadi antar karyawan dan pihak menejemen.

            Pacanowsky dan O’Donnell-Trujillo percaya bahwa budaya organisasi “mengindikasikan apa yang mnyusun dunianya ingin diselidiki”. Dengan kata lain, budaya organisasi adalah esensi dari kehidupan organisasi. Mereka mengadopsi pendekatan interpretasi sombolik yang dikemukakan oleh Clifford Geertz (1973) dalam model teoritis mereka. Clifford Geertz menyatakan bahwa orang-orang adalah “yang tergantung di dalam jaringan kepentingan”. Clifford Geertz menggambarkan jaringan kepentingan seperti jaring laba-laba. Clifford Geertz menggunakan gambaran mengenai laba- laba bukan tanpa tujuan. Ia yakin budaya seperti sebuah jaring yang dipintal oleh laba-laba. Maksudnya, jaring ini memiliki desain yang rumit, dan tiap jaring berbeda dengan yang lainnya.

            Asumsi dasar Teori Budaya Organisasi:

·           Anggota-anggota organisasi menciptakan dan mempertahankan perasaan yang dimiliki bersama mengenai realitas organisasi, yang berakibat pada pemahaman yang lebih baik mengenai nila-nilai sebuah organisasi.

·           Penggunaan dan interpretasi simbol sangat penting dalam budaya organisasi.

·           Budaya bervariasi dalam organisasi-organisasi yang berbeda, dan interpretasi tindakan dalam budaya ini juga beragam.

3)  Toeri Penstrukturan Adaptif

            Anthony Giddens, seorang sosiolog pertama kali mempresentasikan teori penstrukturan adaptif pada tahun 1979. Dalam penelitiannya, Giddens mendeskripsikan bagaimana institusi sosial dan organisasi, misalnya diproduksi, direproduksi, dan ditransformasi melalui penggunaan aturan-aturan sosial. Giddens memandang struktur sosial sebagai pedang bermata dua,  struktur dan aturan yang diciptakan membatasi perilaku seseorang. Akan tetapi, aturan yang sama juga membuat seseorang mampu memahami dan berinteraksi denagn orang lain.

            Aturan-aturan ini dapat dinyatakan secara eksplisit (seperti prosedur penyampaian keluhan yang dijabarkan di dalam buku panduan karyawan) atau dipelajari secara implisit ( seperti menghormati satu sama lain dengan menberikan kesempatan pada tiap anggota kelompok untuk menyuarakan pendapatnya).

            Dalam teori penstrukturan adaptif, Giddens (1984) menyatakan bahwa kunci dari memahami komunikasi yang terjadi di dalam organisasi adalah dengan mempelajari struktur yang berfungsi sebagai pondasi mereka. Ia membuat perbedaan antara konsep sistem dan struktur.

            Istilah sistem merujuk pada organisasi itu sendiri dan perilaku yang dilaksanakan oleh organisasi ini untuk mencapai tujuannya. Istilah struktur merujuk pada aturan-aturan dan sumber daya yang digunakan para anggotanya untuk menciptakan dan mempertahankam sistem, dan juga untuk mengarahkan perilaku mereka.

            Marshall Scott Poole (1990) dan koleganya (Poole, seibold, dan McPhee,1985,1996) memperbaiki dan memperluas teori Giddens dengan membentuk suatu program penelitian yang menerapkan teori pada proses-proses yang terlibat di dalam pengambilan keputusan kelompok. Poole memperluas karya Giddens dan mengonseptualisasikan teori penstrukturan adaptif. “mengadaptasi” penelitian Giddens merupakan usaha yang menantang bagi para peneliti tersebut.

            Penstrukturan dalam kelompok atau organisasi dideskripsikan sebagai “proses dimana sistem diproduksi dan direproduksi melalui pemakaian aturan dan sumber daya oleh anggota-anggota” (Poole, seibold, dan McPhee,1996).

            Penstrukturan memberikan pondasi yang berguna untuk mempelajari dampak yang dimiliki oleh aturan dan sumber daya terhadap keputusan kelompok dan komunikasi  organisasi. Penstrukturan bersifat komunikatif: “berbicara adalah tindakan. Jika struktur benar-benar diproduksi melalui interaksi, maka komunikasi lebih dari sekedar pengantar tindakan; komunikasi adalah tindakan” (Modaff dan DeWine, 2002).

             Asumsi dasar Teori Penstrukturan Adaptif adalah sebagai berikut :

·           Kelompok dan organisasi diproduksi dan direproduksi melalui penggunaan aturan dan sumber daya.

·           Aturan komunikasi berfungsi baik sebagai medium untuk maupun hasil akhir dari interaksi.

·           Struktur kekuasaan ada di dalam organisasi dan menuntun proses pengambilan keputusan dengan menyediakan informasi mengenai bagaimana untuk mencapai tujuan kita dengan Cara ayang terbaik.